O projeto SPED busca unificar as declarações fiscais emitidas pelos contribuintes por meio do envio periódico de arquivos eletrônicos, no formato .xml: eSocial.

Sua implantação tem sido ao longo dos últimos anos, e a obrigatoriedade do envio tem sido imposta gradualmente.

Juntamente com a Nota Fiscal Eletrônica (NE-e), o SPED Fiscal, SPED Contábil, o SPED Contribuições, dentre outros, o eSocial também faz parte do projeto, e será sobre como adaptar-se a ele e evitar suas multas que trataremos nesse artigo.

O que é o eSocial?

Ele é uma declaração que busca contribuir para que o projeto SPED consiga seus objetivos, que seria a unificação de declarações fiscais, contábeis e trabalhistas.

Envolve o trabalho conjunto de órgãos como a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho, a Receita Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Espera-se que futuramente todos os contribuintes, desde microempresas até empresas de grande porte, estejam obrigados a entregar o eSocial.

Ela vem para unificar as seguintes informações:

  • CAGED (Cadastro Geral dos Empregados e Desempregados);
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
  • Guia de Recolhimento do FGTS;
  • GFIP (Informações à Previdência Social);
  • DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte).

Como agrega dados que antes deveriam ser entregues separadamente, demanda que muitas empresas readéquem seus processos, e isso requer planejamento.

Caso sua empresa não esteja adaptada ao eSocial, ela poderá sofrer multas caso incorra nas seguintes situações:

  • Folha de pagamento não automatizada;
  • Pagamentos de férias depois da data limite;
  • Admissão de funcionário sem comunicação prévia;
  • Deixar de realiza exames médicos do trabalhador.

Não se descuide. Busque o quanto antes alinhar as rotinas da sua empresa com a nova realidade trazida pelo eSocial.

Faça o diagnóstico da sua empresa

Realizar um mapeamento é fundamental para identificar o que deverá ser modificado e readequado, verificando quais os procedimentos estão sendo utilizados e o que deve ser remodelado.

Exemplo disso é que muitas empresas fazem o registro de seus funcionários apenas quando vão fechar a folha de pagamento, sendo que atualmente é necessário que ele seja realizado no momento da contratação.

Documente de forma precisa quais as pessoas responsáveis pelo envio e cálculo de tudo relacionado às informações abrangidas pelo eSocial.

Conhecer o estado atual de sua empresa é aspecto importante para redefinir suas estratégias, fazendo com que suas decisões tenham uma maior probabilidade de darem certo.

Após essa etapa realize os seguintes passos:

1.      Se prepare de maneira planejada

Verifique quais as mudanças serão necessárias em cada setor, principalmente aquelas relacionadas aos processos internos.

Relacione todos os processos que deverão ser modificados, e quais os responsáveis por cada etapa, sejam elas de implantação ou no desenvolvimento futuro e cotidiano dessas atividades que serão implantadas na sua empresa.

Documentar todo o processo ajuda a manter o foco e na análise futura das metas alcançadas.

2.      Crie um grupo responsável pelo estudo e implantação das mudanças

Repartir tarefas e delegar responsabilidades facilitam na execução do projeto e o bom andamento da execução das tarefas.

Perceba que, dependendo do porte da sua empresa, realizar todas as atividades propostas no seu planejamento e ainda conseguir cumprir todos os prazos pode ser uma tarefa difícil, quando não impossível.

Contar com o apoio de uma equipe de confiança ajuda não apenas a cumprir um cronograma de readequação dos processos internos, mas a garantir que todas as etapas foram realizadas da maneira correta.

Busque criar uma comissão que tenha representante de todas as áreas que serão influenciadas pelo eSocial. Isso ajuda a identificar quais as mudanças deverão ser realizadas em cada departamento.

3.      Conscientize seus superiores

Esse também é um dos pontos fundamentais para o sucesso da adaptação da sua empresa à realidade do eSocial.

Agir dessa forma poderá garantir o alcance com mais facilidade de recursos que eventualmente possam ser necessários, bem como podem contribuir para se ter uma noção mais real do novo cenário trazido pela implantação do eSocial.

4.      Treine o seu time sobre o eSocial

Incentive os colaboradores envolvidos nas áreas que serão alcançadas pelo eSocial a conhecerem essa nova obrigação.

Perceba que ele não irá impactar apenas na área de RH, mas também pessoas que trabalham nos setores fiscal, contábil, financeiro, jurídico, de TI e de medicina do trabalho também deverão estar a par dessas mudanças.

Estar preparado para o eSocial é fundamental para evitar ser pego desprevenido e envolver desnecessariamente sua empresa em problemas futuros.

Note que o quanto antes gestores se atentarem para a necessidade dessa mudança e buscarem adequar o cenário do negócio a esse novo contexto, maior será a possibilidade dessas adequações ocorrerem de forma estruturada e de melhor desenvoltura ao se deparar com imprevistos e evitar a futura incidência de multas.

O profissional contábil está inserido nesse contexto e sabe as melhores alternativas para que a sua empresa se adeque de maneira fácil e rápida ao eSocial.

Não deixe para última hora, conte conosco ao se preparar para o eSocial.